國際檔案理事會權威對外發布的《檔案利用原則》

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編者按:

在剛剛結束的布里斯班第十七屆國際檔案大會上,由國際檔案理事會最佳實踐與標準委員會利用工作組起草的《檔案利用原則》獲得一致通過。該原則旨在為檔案工作者提供一個衡量其現行利用政策與實踐以及重新制定利用政策時的權威國際基準。文件指明了公眾利用檔案的權利,也明確了檔案工作者提供檔案及其信息利用的責任;既適用于政府檔案,也適用于非政府檔案。本報特邀請我國與會專家對該原則進行翻譯,以饗讀者。


《檔案利用原則》(以下簡稱《原則》)共列出了10項內容,具體如下:

1.公眾有權力利用公共機構的檔案。公共和私人機構或組織都應該盡可能最大限度地開放檔案。

 獲取政府檔案對于信息社會來說十分重要。民主、問責、善治以及公民參與都要求在法律上保證人們對由國家、自治區和地方政府設立的公共機構、政府間組織以及任何行使公共職能并使用公共基金的組織、法人或自然人的檔案進行利用。除非有法律規定的例外情況,公共機構的所有檔案都應向公眾開放。

保管私人檔案的機構,無論屬于公共還是私人性質,均沒有向外部利用者開放私人檔案的法律義務,除非特別的法律、法規給他們強加這個責任。不過,很多私人檔案收藏中所包含的機構和個人檔案資料對啟迪思想、維持發展以及了解社會、經濟、宗教和個人歷史有著十分重要的價值。在私人機構工作的檔案工作者要鼓勵他們所在的組織向公眾提供檔案利用,尤其當這些檔案有助于保障權利或符合公共利益時更應如此。檔案工作者應強調,開放機構檔案有助于保持機構的透明性和可信度,增進公眾對本機構特有歷史及其社會貢獻的了解,幫助機構履行其為公眾利益分享信息的社會責任,進而提升機構的形象。


2.檔案保管機構應向公眾告知其檔案館藏信息,包括不開放館藏的信息,指明影響檔案利用的相關限制。

利用者有權利知曉其感興趣的資料保存在哪個檔案機構以及該機構位于哪里。檔案工作者應免費提供機構及其所藏檔案的基本信息,并應按照機構的法定職責、政策和規章告知公眾本機構檔案的利用條例。為了促進檔案的利用,他們還應保證館藏檔案目錄即時、精確、符合國際著錄標準。如果沒有檔案目錄定稿,檔案工作者要向利用者提供其草稿,開放的前提是不違反檔案安全規定或必要的利用限制。

凡向公眾提供檔案利用的機構都應公布利用政策。檔案工作者首先要做開放假定;保證任何利用限制都有清楚、便于公眾理解的書面說明,保證利用者申請的連貫性。

利用者有權利知曉某個系列、卷、件或一件中的某個部分是否存在(過),即使它們被限制利用或已被銷毀。檔案工作者要通過準確著錄以及插入或抽出記錄單或電子標記來標明不開放檔案的存在。如果著錄中沒有說明限制原因或相關的法律規定,檔案工作者應盡可能多地提供受限資料的相關信息,包括限制的原因、受限檔案的利用復審日期或開放日期。


3.檔案保管機構應積極進行開放利用。

檔案工作者有促進檔案利用的職責。他們運用多種方法讓檔案廣為人知,這些方法包括互聯網與網絡出版物、印刷資料、公共項目、商業媒體以及教育和推廣活動。他們始終關注不斷變化的通信技術,并應用那些可用技術增強人們對檔案的了解。檔案工作者與其他檔案館和機構合作編制存址登記表、指南、檔案門戶和路徑,幫助利用者找到所需檔案的位置。他們通過印刷品、數字產品、機構網站或與外部的出版合作項目等方式,主動地將公眾普遍感興趣的館藏提供利用。在決定如何公布檔案時,檔案工作者應考慮到利用者的需要。


4.檔案保管機構要保證其利用限制有清晰的說明和具體的時限,在相關法律基礎上,承認符合文化規范的隱私權,尊重私人資料所有者的權利。

檔案工作者要提供最大限度的檔案利用,與此同時仍要指出有些檔案開放是需要一些限制的。這些限制通常由法律、機構政策(檔案機構或上級機構)或捐贈者的要求所規定。檔案工作者應保證其機構的利用政策和規定公之于眾,這樣可使公眾清楚地知道這些利用限制及其原因。

檔案工作者要努力縮小法定限制的范圍。限制應該在一個有限的時期內,或者有一個具體的解除時間,或特定的解除條件,比如相關人員死亡。

一般限制適用于所有的檔案館藏。根據機構的性質,它們包括對個人數據和隱私、安全、調查或執法信息、商業機密以及國家安全的?;?。一般限制的范圍和期限必須清晰。

特殊限制僅適用于指定的檔案機構,其適用時間也是有限的。在指定資料的公共檔案目錄中要對特殊限制做出清晰說明。

捐贈檔案和個人檔案的利用受移交協議(如捐贈契約、遺囑或者來往信函)中設定的條件的限制。檔案工作者與捐贈者簽訂的協議和達成的利用限制,應該清晰明了,有時限并可在平等的條件下執行。


5.要公平公正地提供檔案利用。

檔案工作者應沒有歧視地向利用者提供公正、平等、及時的檔案利用。利用檔案的人群有不同的類型,針對不同類型的利用者(例如尋找親生父母信息的被收養子女;從醫院檔案中查找統計信息的醫學研究人員;人權遭受侵犯的受害者),利用規定也許不同,但應當對所有人一視同仁。如果一件不開放的檔案在審閱后提供給一位公民利用,那么它也應在同樣的規定與條件下提供給其他社會成員。

在收到利用申請之后,應盡快作出利用決定。移交到檔案機構之前便已開放的公共機構檔案,除了那些通過非法或未經批準的途徑公開的,在移交之后不論內容、形式或年代如何,都應保持開放。如果一件檔案中僅有部分信息公開過或是被公眾利用過,移交后已公開的信息依然開放;未公開過的信息則必須遵從正規的利用政策和程序。檔案工作者積極鼓勵負責任的、合法合規的開放檔案行為,不支持通過重新定級或命令銷毀資料等行為達到封閉先前已公開信息的企圖。

私人檔案保管機構應向利用者提供平等的利用;然而,現有的捐贈者協議、機構安全的需要以及相關限制可能要求檔案工作者將利用者加以區分。私人機構采用的選擇性利用判定標準要在其公共利用政策中說明,檔案工作者要鼓勵其所在機構盡可能減少這些例外。


6.有些檔案能為維護人權和記載侵犯人權的行為提供證據,檔案保管機構應確保這些檔案的保管和利用,即使它們目前不向公眾開放。

聯合國人權事務高級委員會的《通過行動?;び胩嶸巳ㄓ朊饈艸頭6氛淖钚略頡罰?005年)指出,人權遭到侵害的受害者及其家庭有權利知曉侵害事件的真相?!對頡非康?,檔案利用在了解真相、進行侵權問責、要求賠償以及人權侵害指控辯護當中發揮著關鍵性作用?!對頡分賦?,每一個人都有權利知道自己的名字是否出現在國家檔案之中,如果是,他們有權向檔案機構遞交報告,質疑信息的有效性。一旦有人申請利用包含其名字的檔案,檔案工作者要同時提供這份報告。

檔案機構收集和保管為維護人權和指控那些嚴重違反國際法案件所需的證據。以人權為目的申請利用檔案的人可以利用相關檔案,即使這些檔案未向公眾開放。以人權為目的檔案利用權利適用于公共和私人檔案。


7.利用申請遭到拒絕時,利用者有權申訴。

每個檔案機構都應就利用申請遭拒制定明確的申訴政策和程序。在拒絕檔案利用申請時,應將拒絕的理由陳述清楚,盡快以書面形式通知申請人。被拒申請人應被告知他們有權就此提出申訴以及申訴的程序和時限(如果有的話)。

對于公共檔案來說,可能存在幾種級別的申訴,例如,最初是內部審查,其次是向法定的獨立、公正的權威機構提起上訴。對于非公共檔案來說,申訴程序可以是內部的,但應當遵照相同的方式。


8.檔案保管機構要保證業務流程不會對檔案利用造成阻礙。

利用檔案文件的平等權利不僅是平等的對待,還包括從檔案中獲益的平等權利。

檔案工作者應了解現有和潛在利用者的需要,并據此制訂符合這些需要的政策和服務,盡量減少關于利用的操作限制。他們應對那些在利用中有困難的殘疾人、文盲或弱勢人群給予特殊的幫助。

公共檔案機構不應向來館利用檔案者收取入館費。私人檔案機構若收取入館費,應考慮申請人的支付能力,這項費用不應成為檔案利用的阻礙。

無論是實地走訪檔案機構還是遠程訪問的利用者,均可在檔案機構技術能力許可的情況下獲得多種形式的檔案復制件。檔案機構可對復制訂購服務收取合理的費用。

當整卷或整件檔案不能開放時,部分開放是提供利用的一種方式。如果一件檔案在幾個句子或有限的幾頁中包含敏感信息,可將那部分信息移除,把剩余部分開放利用。為達到最廣泛的適用范圍,檔案工作者應對檔案資料進行適當編輯;然而,如果編輯工作造成某一件或一卷檔案令人誤解或晦澀難懂,檔案工作者不應對此編輯,而保證資料繼續封閉。


9.檔案工作者可接觸所有不開放檔案并對其進行必要的業務操作。

檔案工作者能夠接觸其保管的所有不開放檔案,以便進行分析、?;?、整理和著錄。同時,這項工作也有助于防止檔案受損或被有意、無意地遺忘,從而保證其完整性。不開放檔案的保管與著錄可增強公眾對檔案機構與檔案職業的信心,因為這能使檔案工作者幫助公眾確定不開放檔案的存在及其性質,了解這些檔案將在何時以及如何提供利用。如果不開放檔案涉及國家安全、機密,需要特殊審批,檔案工作者要遵守必要的審核步驟之后方可進行利用。


10.檔案工作者應參與利用的決策過程。

檔案工作者幫助他們所在機構制定利用政策與程序,并依據現有的利用法規、指南及最佳實踐方法對檔案進行開放審查。檔案工作者應與律師及其他合作者一同決定限制的基本框架與解釋,然后予以執行。檔案工作者應了解檔案、利用限制、利益相關者的需求,以及公眾對于檔案涉及的問題已經掌握了哪些信息,并運用這些知識作出利用決定。檔案工作者據此幫助機構作出有根據的決定,得出一致、合理的結果。

檔案工作者負責監督利用限制的執行,審閱檔案資料,以及取消不再適用的限制。


原載于《中國檔案報》2012年10月19日 總第2371期 第三版


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